OA申报时限

教职工:

1.如出国时间小于等于3个月，或者赴港澳时间少于28天，必须持因公护照或通行证出访。OA报批手续必须提前至少两三个月进行，若因报批太迟导致来不及处理的，则国际处不予受理。

2.如出国时间大于3个月，或者赴港澳时间多于28天，或者出访人员为外国籍、台港澳籍、持出访国绿卡（永久居留证）、退休人员、非在编人员时，则自行办理因私护照或通行证出访。OA报批手续必须提前至少一个月进行，若因报批太迟导致来不及处理的，则国际处不予受理。

学生:

学生无法办理因公护照或通行证，须自行办理因私护照或通行证出访。OA报批手续必须提前至少一个半月进行，若因报批太迟导致来不及处理的，则国际处不予受理。

证件办理等事项须知

Ⅰ.出国

(请在OA搜索《厦门大学因公临时出国（境）审批与管理办法》和《厦门大学出国（境）差旅费管理办法》，认真阅读并了解规定。 注意：因公出访应严格按照获批方案执行，不得擅自变更。若申请变更出访行程如时间、地点、路线等必须事先报批，严禁事后补报。若取消出访也须尽快告知专办员并归还因公护照（或因公港澳通行证）。

财务处温馨提醒:1、出国（境）人员报销时须提供出国审批件、登机牌或出入境记录复印件、邀请函、合法有效票据及付款记录等材料。2、支付相关费用时须索取报销票据（“INVOICE”或“RECEIPT”）。酒店住宿水单并非收据，请向酒店索取“INVOICE”或“RECEIPT”。3、特殊事项须事先报国际处审批，如：出访行程变化；选择境外航空公司航班出入境；在外确需的宴请、礼品赠送；因教学科研需要，确需的境外包车/租车；应外方要求购买国外保险等。4、相关费用报销遵循“一事一报”原则，同一行程请勿拆单核报。5、不得通过中介机构“打包”付费。

组织部/党建办温馨提醒：党员持因私护照（或因私通行证）出国（境）前，应完成办理保留组织生活（党籍）手续，具体事宜可咨询本单位党务秘书（组织员）。 )

一、 护照手续（请在出访前提早至少两个月申报OA）：

（一）持因公护照出访人员，请在提交OA申报后3天内将以下材料发给国际处专办员邮箱：1、电子照片（正面白底彩照）、2、身份证正面、3、身份证反面、4、户口本个人页（不是户主页）的拍照或扫描。请注意摆正不要歪，每个文件要大于30K且小于1M。

（二）等OA上校领导审批同意后，专办员将申请材料报送厦门市外办。因公护照通常为五年有效期，市外办要求出访前还有一年有效期。若需办理新护照，大概3个工作日后专办员通知前往市外办拍照并采集生物信息，地址在团结大厦二楼，需着深色有领衣服，携带二代身份证原件及户口本个人页复印件，建议时间工作日上午9点到11点或下午3点到5点。拍照后大概10天会出新护照，专办员通知办理签证手续。

（三）若不需办理新因公护照，大概5个工作日后专办员通知办理签证手续。若免签国家大概出访前两周才能领取因公护照。若遇出国团组高峰期，市外办通知可能有所推迟，敬请谅解。

（四）若外籍、港澳台人员、持出访国永久居留证、离退休人员、非在编人员或出国超过3个月等特殊情况，可申请持因私护照（即普通护照）出访。因私护照请前往厦门市公安局出入境管理局办理，签证手续请咨询外国驻华使领馆或打114咨询厦门市对外服务中心。

（五）持因公护照出访人员，请在领取因公护照时把因私护照和往返机票订单交给国际处专办员，回国后3天内归还因公护照并取回因私护照。若无因私护照或已过期，请提交移民局微信小程序查询证明。若处级干部或特殊人员的因私护照已交给组织部保管，请告知国际处专办员。

二、签证手续：

（一）办理时间通常一个月。有些国家如印度、美国、加拿大可能需要两个月，建议提前三个月申报OA，以预留时间办理签证。

（二）不同国家签证材料不一样，请到市外办官网搜索国家名称提前了解。后续国际处专办员发送市外办系统最新材料要求，请按要求提交材料。请尽量在一周内提交纸质版，电子版请打包压缩发给专办员邮箱，注意不能超过15M。

（三）出签后国际处专办员通知领取因公护照和签证。后续再通知转账市外办手续费，市外办开具电子发票。

三、护照归还：

（一）因公护照：回国后3天内请交到国际处。上交前请自行扫描护照首页、外国签证页、出入境盖章页，留存以备报销，并上传到OA出入境证明。

（二）因私护照：处级干部请按组织部规定，回国后7天内交给组织部。上交前请自行扫描护照首页、外国签证页、出入境盖章页，留存以备报销，并上传到OA出入境证明。

四、事后公示及报销：

（一）回国后5个工作日内，请在OA搜索《因公出访事后公示表》，填写盖章后在所在单位公示至少5个工作日，并上传到OA出入境证明。

（二）回国后7个工作日内，请在OA搜索《因公出国回访记录表（个人）》（若1人团组）或《因公出国回访记录表（团组）》（若多人团组），以及《出访成果反馈表》（2025.4更新），填写盖章后请扫描上传到OA出入境证明。若行政性出访还需提交相关照片和新闻报道以及团组总结报告到OA出入境证明；并请找外事秘书领取执行八项规定报告表纸质版，填写并在单位内公示5个工作日，原件交外秘留存以备上级检查。

（三）如需报销，请打印OA出国境申请表，请学院外事秘书或机关部处OA秘书在表格结尾空白处写“已完成事后公示和回访记录”并签名，由学院或单位盖章后到财务处办理报销。

五、国际处专办员及联系方式

办公室：厦大颂恩楼806室

阮艺莉（欧洲、非洲、南极洲） 电话：2181723，邮件：ylruan@xmu.edu.cn

张百敏（美洲、大洋洲、亚洲非免签国家） 电话：2181579，邮件：zhangbm@xmu.edu.cn

李美双（亚洲免签国家） 电话：2187404，邮件：lms@xmu.edu.cn

Ⅱ.赴港澳

一、证件办理（请在出访前提早至少30天申报OA）：

自2025年11月启用新版因公港澳通行证，申请人请在提交OA申报后3天内，向台港澳办专办员提交以下材料，后续请至厦门市外办进行生物信息采集（指纹采集+拍照）：

1、纸质材料（请交到厦大思明校区颂恩楼806办公室给李美双老师）：

a. 小二寸白底彩色近照1张（尺寸48×33mm，头部宽度21–24mm、长度28–33mm）。须着深色有领衣服，不佩戴眼镜，避免过度美颜，请用透明塑料袋装好。

b. 身份证正反面复印件1份（请保持原比例复印，勿放大或缩小）。

2、电子材料（请发送至邮箱 lms@xmu.edu.cn ）：

a. 与纸质照片同版的电子照片；

b. 身份证正反面彩色扫描件或拍照。

3、等OA流程校领导审批同意后，请在收到港澳办专办员邮件发送的出访批件及介绍信后3天内，自行打印出访批件及介绍信并携带本人身份证原件，着深色有领衣服，在工作日（建议上午9:00-11:00或下午15:00-17:00）前往团结大厦二楼厦门市外办办理生物信息采集。办理时请向市外办说明是办理港澳通行证，不是办理护照。

请在领取因公港澳通行证时将出入境机票订单或火车票订单交给台港澳办专办员。

（二）若外籍、港澳台人员、离退休人员、非在编人员或赴港澳超过28天等特殊情况，可申请持因私港澳通行证出访。因私港澳通行证和签注请前往厦门市公安局出入境管理局办理。

二、证件归还：

（一）因公港澳通行证：返回入境后3天内请交到台港澳办。上交前请自行扫描通行证首页、港澳签注页、出入境盖章页，留存以备报销，并上传到OA出入境证明。若持新版通行证，建议优先选择人工查验通道以便核实出入境日期；若已使用电子自助通关，请在交还证件时一并提交能证明出入境日期的辅助材料复印件，例如登机牌、火车电子发票或口岸打印的出入境凭证。

（二）因私港澳通行证：处级干部请按组织部规定，返回入境后7天内交给组织部。上交前请自行扫描通行证首页、港澳签注页、出入境盖章页，留存以备报销，并上传到OA出入境证明。

三、事后公示及报销：

（一）返回入境后5个工作日内，请在OA搜索《因公出访事后公示表》，填写盖章后在所在单位公示至少5个工作日，并上传到OA出入境证明。

（二）返回入境后7个工作日内，请在OA搜索《因公赴台港澳回访记录表（个人）》（若1人团组）或《因公赴台港澳回访记录表（团组）》（若多人团组），以及《出访成果反馈表》（2025.4更新），填写盖章后请扫描上传到OA出入境证明。若行政性出访还需提交相关照片和新闻报道以及团组总结报告到OA出入境证明；并请找外事秘书领取执行八项规定报告表纸质版，填写并在单位内公示5个工作日，原件交外秘留存以备上级检查。

（三）如需报销，请打印OA出国境申请表，请学院外事秘书或机关部处OA秘书在表格结尾空白处写“已完成事后公示和回访记录”并签名，由学院或单位盖章后到财务处办理报销。

四、台港澳办专办员及联系方式

办公室：厦大颂恩楼806室

李美双（赴港澳） 电话：2187404，邮件：lms@xmu.edu.cn