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因公出国手续办理说明

发布时间:2015-10-23来源:点击数:898

(一)校内审批

校内审批手续流程

(二)办理时间

1.教职工

1)若出国出访时间不超过3个月,且出访性质为学术会议、学术交流、访问考察、文体活动时,教职工持“因公护照”出访。OA报批手续须至少提前2个月进行,若因提交材料太迟来不及申报的,不予受理。

2)若出国出访时间超过3个月,且出访性质为合作研究、短期讲学、长期任教、进修学习时,教职工持“因私护照”出访,且自行办理护照及签证手续。OA报批手续须至少提前2个星期进行,若因提交材料太迟来不及申报的,不予受理。

2.学生

所有在校学生出国持“因私护照”,且自行办理护照及签证手续。OA报批手续须至少提前2个星期进行,若因提交材料太迟来不及申报的,不予受理。

(三)因公护照及签证办理

出访团组将完整材料提交外事秘书后,便可提交以下材料至国际处经办员办公室(地点:颂恩楼806室;电话:0592-2181426

u  因公护照材料(无论有无因公护照均需提交):

1.标准小二寸白底彩色近照1张(纸质版)

2.身份证复印件1张(纸质正反面)

u  签证材料

1.办理签证:参考厦门市外事办公室网站http://www.xmfo.gov.cn/crjgl/ygcgj/ggqzxz/yz/

提前准备——备齐材料交至国际处经办人——领取缴费通知单

2.领取签证:缴费凭证、机票订单、中文行程安排(写明乘坐航班号和邀请方)
(提示:各个国家的签证时间不同,建议提前一个月送办签证)

*签证办理发票在完成出访任务后向国际处经办员领取。

(四)返校后应办理的手续

1.持因公护照出访的教职工

1)回国后记得将护照首页、签证页、出入境页扫描留底,便于之后报销。

(2)回国后3天内必须将公务护照交回国际处,再由国际处上交市外侨办。

(3)回国后7天内填写《因公出访事后公示表》并联系学院秘书办理事后公示,公示5个工作日。

(4)两周内请提交《出访成果反馈表》电子版并附上出访单位照片及活动现场照片至少各一张发送到smws@xmu.edu.cn纸质版由学院领导签字盖章后提交给国际处,

5)如需报销,则须打印《厦门大学教职人员/学生出国(境)申请表》并让学院外事秘书在申请表的下方空白处手写注明“已完成事后公示”,并签字。再通过外事秘书将OA公文阅办单及PDF申请材料中的OA请示正文打印出来,连同出国(境)申请表一起交至国际处盖章后自行留底以便报销。

2.持因私证件出访的教职工及学生

1)自行保管后因私护照(处级以上干部须在出访回国后10日内将因私护照交回国际处)。

2)出访任务完成后一周内填写因公出访事后示表并联系学院外事秘书,在学院公示至少5个工作日。

3)公示完毕后,如需报销,则须打印《厦门大学教职人员/学生出国(境)申请表》并让学院外事秘书在申请表的下方空白处手写注明“已完成事后公示”,并签字。再通过外事秘书将OA公文阅办单及PDF申请材料中的OA请示正文打印出来,连同出国(境)申请表一起交至国际处盖章后自行留底以便报销。

如有疑问可联系学院外事秘书或学校国际处咨询:

厦门大学国际处经办人 严老师        厦门大学生命科学学院外事秘书 许老师

办公室:思明校区颂恩楼806室        办公室:翔安校区黄朝阳楼B401

  话:0592-2181426               话:0592-2880325

  真:0592-2185321               真:0592-2181015

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